يجوز للخاضع تعيين طرف ثالث لمسك وحفظ السجلات والدفاتر وفق القانون واللائحة، لكنه يظل مسؤولًا عنها في جميع الأحوال.
المنشآت التي تستخدم مكاتب محاسبة أو مزودي أرشفة أو أنظمة سحابية أو شركات خارجية.
الاستعانة بمزود لا تنقل المسؤولية إلى المزود أمام الجهاز. يجب أن يضمن العقد الوصول الفوري، وتسليم البيانات بصيغة قابلة للقراءة، والنسخ الاحتياطي، واستمرار التسليم حتى عند انتهاء العقد أو النزاع مع المزود.
النص النافذ
ضوابط التعاقد مع مزود السجلات
- 1
حدد السجلات التي يمسكها المزود وتلك التي تبقى داخليًا.
- 2
ضمن حق الوصول والاستخراج عند الطلب دون تأخير.
- 3
حدد الصيغة ومدة الحفظ والأمان والنسخ الاحتياطية.
- 4
احتفظ بنسخة مستقلة أو خطة خروج قابلة للتنفيذ.
- 5
اختبر تسليمًا دوريًا ولا تنتظر انتهاء العقد.
- 6
لا تستخدم بند المسؤولية بين الطرفين كإعفاء أمام الجهاز.
ما يرتبط بالمادة
اللائحة — المادة (101)
السجلات المطلوبةيبقى الطرف الثالث ملزمًا بنطاق السجلات المطلوبة للخاضع.
فتح المادة المرتبطةاللائحة — المادة (102)
الحفظ الإلكترونيتنطبق ضوابط الوصول والأمان على نظام المزود أيضًا.
فتح المادة المرتبطةاللائحة — المادة (103)
مدد الحفظانتهاء العقد لا ينهي مدة الاحتفاظ القانونية.
فتح المادة المرتبطةالأدلة والأدوات الرسمية
أدوات مدار المرتبطة
مكتب محاسبة أغلق حساب العميل
أنهت المنشأة عقد مكتب المحاسبة فأغلق وصولها إلى الملفات القديمة. لا يعفي ذلك المنشأة إذا طلب الجهاز السجلات؛ كان يجب ضمان نسخة قابلة للاستخراج وخطة تسليم قبل الانتهاء لأن المسؤولية بقيت عليها.
أسئلة تساعدك على التطبيق
- من يمسك كل سجل؟
- هل نستخرج نسخة دون موافقة المزود؟
- ماذا يحدث عند انتهاء العقد؟
- هل النسخ الاحتياطي مجرب؟
- هل تغطي الخدمة كامل المدة؟