تحدد المادة الحد الأدنى للدفاتر والسجلات الواجب مسكها: العمليات بتسلسلها، الميزانية والأرباح والخسائر، الرواتب، الأصول الثابتة، المخزون بالكميات والقيم، الفواتير وإشعارات الدائن والمدين، ومستندات الاستيراد والتصدير، إضافة إلى ما يطلبه الجهاز. ويجب حفظها بأمان وبصورة قابلة للقراءة والمراجعة.
المحاسبة والمالية والمخزون والرواتب والجمارك وتقنية المعلومات والممثلون والوكلاء.
وجود الفاتورة وحدها لا يصنع سجلًا مكتملًا. المطلوب مسار يمكن تتبعه من العملية والقيد إلى الفاتورة والمخزون والمستند الجمركي والإقرار. الممثل ملزم بمسك السجلات، بينما يجوز للوكيل مسكها، ويبقى على الخاضع ضمان اكتمالها وإتاحتها.
النص النافذ
اختبار اكتمال السجل
- 1
اربط كل توريد أو شراء بالقيد والفاتورة والإقرار.
- 2
احفظ الميزانية والأرباح والخسائر والرواتب والأصول الثابتة.
- 3
طابق المخزون بالكميات والقيم في نهاية كل فترة ذات صلة.
- 4
احفظ الصادر من الفواتير والإشعارات وأصول الفواتير المستلمة.
- 5
اربط الواردات والصادرات بالمستندات الجمركية.
- 6
اختبر أن الملفات آمنة وقابلة للقراءة والاستخراج والمراجعة.
- 7
نفذ أي إخطار من الجهاز بطلب سجلات إضافية.
ما يرتبط بالمادة
القانون — المادة (69)
حفظ السجلاتيقرر القانون الالتزام وتعدد المادة أنواع السجلات الأساسية.
فتح المادة المرتبطةاللائحة — المادة (102)
الحفظ الإلكترونيتحدد شروط الوصول والأمان عند الحفظ إلكترونيًا.
فتح المادة المرتبطةاللائحة — المادة (103)
مدد الاحتفاظتحدد المدد بحسب السجل والأصل والعقار.
فتح المادة المرتبطةالأدلة والأدوات الرسمية
أدوات مدار المرتبطة
ملف فواتير بلا دفتر مخزون
متجر يحتفظ بملفات PDF للفواتير لكنه لا يملك سجل مخزون بالكميات والقيم ولا يربط الاستيراد بالمستند الجمركي. حفظ ملفات الفواتير مفيد لكنه لا يستوفي وحده قائمة السجلات ولا يتيح تفسير الفرق بين المشتريات والمبيعات والمخزون.
أسئلة تساعدك على التطبيق
- هل العمليات مرتبة ويمكن تتبعها؟
- هل المخزون موثق بالكمية والقيمة؟
- هل توجد أصول الفواتير المستلمة ونسخ الصادرة؟
- هل الجمارك مرتبطة بالقيود؟
- هل يمكن استخراج السجل وقراءته عند الطلب؟