يجوز حفظ السجلات والدفاتر إلكترونيًا إذا أمكن الوصول إليها واستخراجها بسهولة عند طلب الجهاز، وحفظ مستنداتها المؤيدة إلكترونيًا أو ورقيًا، وتأمينها من المساس أو التلاعب. ويجوز للجهاز مراجعة نظام الحاسب للتحقق من ملاءمته للقانون واللائحة.
المالية والمحاسبة وتقنية المعلومات والأرشفة ومزودو الأنظمة السحابية.
النسخة الإلكترونية مقبولة، لكن مجرد وجود ملف في السحابة لا يكفي. يجب أن يكون قابلًا للاستخراج والقراءة ومربوطًا بالمستند المؤيد، مع صلاحيات وسجل تغييرات ونسخ احتياطية تحميه من العبث أو الفقد.
النص النافذ
اختبار نظام الحفظ الإلكتروني
- 1
جرّب استخراج سجلات فترة كاملة دون الاعتماد على موظف واحد.
- 2
تأكد من بقاء الفواتير والمستندات المؤيدة مرتبطة بالقيود.
- 3
اضبط الصلاحيات ومنع التعديل غير المصرح به.
- 4
فعّل سجل التغييرات والنسخ الاحتياطية واختبر الاسترجاع.
- 5
احفظ الصيغ بصورة قابلة للقراءة والمراجعة طوال المدة.
- 6
جهز وصفًا للنظام يمكن تقديمه إذا راجعه الجهاز.
ما يرتبط بالمادة
الأدلة والأدوات الرسمية
أدوات مدار المرتبطة
برنامج قديم لا يفتح بعد التحديث
احتفظت المنشأة بالبيانات داخل برنامج توقف بعد تحديث النظام، ولم تعد تستطيع استخراجها إلا بصور شاشة متفرقة. وجود البيانات تقنيًا لا يحقق الغرض إذا لم تعد قابلة للاستخراج والقراءة والمراجعة عند الطلب؛ يلزم اختبار الاسترجاع قبل إيقاف أي نظام.
أسئلة تساعدك على التطبيق
- هل نستخرج فترة كاملة عند الطلب؟
- هل المستندات مرتبطة بالقيود؟
- من يستطيع التعديل؟
- هل يوجد سجل تغييرات؟
- هل جُربت النسخة الاحتياطية؟