تجيز المادة الأصل الورقي أو نسخة مقبولة أو حفظًا إلكترونيًا آمنًا قابلًا للوصول، مع مسؤولية الكيان حتى عند استخدام طرف ثالث.
ما الذي تفعله الآن؟اختبر الوصول وسلامة النسخ ومنع العبث وخطة استرجاعها قبل إسناد الحفظ لطرف ثالث.
ماذا تقرر المادة بحسب النص الرسمي؟
تجيز المادة الأصل الورقي أو نسخة مقبولة أو حفظًا إلكترونيًا آمنًا قابلًا للوصول، مع مسؤولية الكيان حتى عند استخدام طرف ثالث.
هذه خلاصة موثقة وليست نص المادة المنقول حرفيًا. يجب الرجوع إلى النص العربي الرسمي وإلى القانون والقرارات اللاحقة عند اتخاذ قرار نهائي.
نص المادة (76)
عرض نص المادة كما ورد في المصدر الرسمي
طريقة حفظ السجلات
أ- يجب أن تكون كافة السجلات والمستندات المحددة في المادة (74) من هذه اللائحة قابلة للوصول إليها بسهولة عند الطلب، ويجب على الكيان المشارك المكلف بالإقرار والكيانات التي يمثلها وفقًا للمادة (18) من القانون والكيانات المستبعدة المحددة في الفقرة (ب) من المادة (75) من هذه اللائحة حفظها بأي من الطرق الآتية:
1- الاحتفاظ بالمستند الورقي الأصلي.
2- الاحتفاظ بنسخة من المستند الأصلي، بشرط أن تكون النسخة مطابقة وواضحة، وذلك عندما تكون هناك مبررات مقبولة من الجهاز لعدم الاحتفاظ بالمستند الورقي الأصلي.
ب- يجوز الاحتفاظ بالسجلات إلكترونيًا إذا تم استيفاء جميع الشروط الآتية:
1- إمكانية الوصول إليها بسهولة.
2- تحفظ بشكل آمن بطريقة تمنع المساس أو التلاعب أو العبث بها.
ج- يجوز لأي كيان مطالب بحفظ السجلات والمستندات بموجب القانون وهذه اللائحة تعيين طرفٍ ثالثٍ لمسك وحفظ السجلات والمستندات، ولا يخل ذلك بمسئولية الكيان عن هذه السجلات والمستندات.
د- يجب الاحتفاظ بالقوائم المالية والسجلات المحددة في البنود (1) و (2) و (3) و (4) من المادة (74) من هذه اللائحة إما باللغة العربية أو الإنجليزية.
ه- دون الإخلال بالفقرة (د) من هذه المادة، للجهاز أن يطلب تقديم ترجمة قانونية خلال المهلة التي يحددها عندما يتم الاحتفاظ بأي سجل بلغة غير العربية أو الإنجليزية.
المصدر: اللائحة التنفيذية الصادرة بالقرار رقم (172) لسنة 2024، هيئة التشريع والرأي القانوني (lloc.gov.bh).
ماذا تعني المادة بلغة بسيطة؟
يجب أن تكون السجلات قابلة للإبراز عند الطلب. الأصل حفظ الوثيقة الأصلية، وتُقبل النسخة الدقيقة المقروءة عند وجود سبب مقبول لعدم حفظ الأصل. الحفظ الإلكتروني مشروط بسهولة الوصول والحماية من العبث، والاستعانة بطرف ثالث لا تنقل مسؤولية الكيان. تُحفظ القوائم والسجلات المحاسبية المحددة بالعربية أو الإنجليزية، وقد يطلب الجهاز ترجمة قانونية للوثائق بلغات أخرى. اختبر استرجاع الملفات وصلاحياتها وسلامتها، لا مجرد وجود اشتراك تخزين.
الكيان المكلف بالإقرار وفرق الامتثال والمالية والقانون والحوكمة.
اختبر الوصول وسلامة النسخ ومنع العبث وخطة استرجاعها قبل إسناد الحفظ لطرف ثالث.
الاعتقاد أن المحاسب أو مزود التخزين يتحمل وحده مسؤولية ضياع السجلات.
المواد المرتبطة
قبل الاعتماد على النتيجة
هل تكفي هذه المادة وحدها؟
غالبًا لا. يجب قراءتها مع مادة القانون المرتبطة، والتعاريف، وأي اختيار نافذ، والدليل الحالي للجهاز، خصوصًا إذا تعلقت النتيجة بمبلغ أو ميعاد.
هل دليل الجهاز يحل محل اللائحة؟
لا. الدليل يشرح التطبيق ويساعد في الإجراءات والأمثلة، لكن عند الاختلاف تكون العبرة بالنصوص والقرارات النافذة.